Reservierungen werden in simplebis über das Buchungsmodul abgebildet. Fachlich handelt es sich um Buchungen vom Typ seating_plan: Statt eines Courts oder Platzes wird ein Tisch beziehungsweise eine Tischgruppe in einem Saalplan für einen Zeitraum blockiert. Dadurch liegen Reservierungen nah an den bekannten Standort-, Buchungs- und Saalplan-Funktionen.
Typische Einsatzfälle sind Restaurantreservierungen, Gastrobereiche, Veranstaltungsflächen, Räume mit Tischplan oder andere Situationen, in denen Gäste eine bestimmte Zeit, Personenzahl und freie Plätze benötigen. Die operative Verwaltung findet im Manager unter Reservierungen statt. Dieser Menüpunkt ist sichtbar, wenn das Modul bookables aktiv ist, die Berechtigung bookings.use vorhanden ist und in der Umgebung der Buchungstyp seating_plan aktiv ist.
Reservierungen sind immer standortbezogen. Der Standort bündelt die operativen Daten, zum Beispiel Adresse, Feiertage, Buchungszeiten, Saalpläne und je nach Setup auch Kasse oder Gastro-Prozesse. Ein Standort kann mehrere Saalpläne besitzen, zum Beispiel Innenbereich, Terrasse, Nebenraum oder Eventbereich.
Saalpläne werden am Standort gepflegt. Im Saalplan-Editor werden die Tische angelegt, positioniert und mit Reservierungsdaten versehen. Für Reservierungen wichtig sind vor allem Key, Name oder Nummer, Sitzplätze und die Option Von Reservierungen ausschließen. Nur Tische mit Key, positiver Sitzplatzzahl und ohne diese Ausschlussoption werden für Reservierungen verwendet.
Mehrere Standorte können dadurch unterschiedliche Tischpläne, Kapazitäten, Reservierungszeiten, Feiertage und Blocker haben. Das ist wichtig für Multi-Standort-Gastronomie oder Konzepte mit mehreren Räumen, bei denen jeder Standort oder Bereich separat steuerbar bleiben soll.
Die fachliche Konfiguration beginnt im Manager bei den Standorten. Öffne den gewünschten Standort und pflege dort die Saalpläne. In der Saalplan-Konfiguration stehen unter anderem folgende Reservierungsoptionen zur Verfügung:
Für Reservierungen im Embed aktivieren: Nur aktivierte Saalpläne werden im öffentlichen Reservierungs-Embed angeboten.Sortierreihenfolge im Reservierungs-Embed: Steuert die Reihenfolge, wenn ein Standort mehrere Saalpläne besitzt.Reservierung muss per E-Mail bestätigt werden: Gäste müssen die Reservierung über einen Link bestätigen, bevor sie verbindlich aktiviert wird.Anzahl freier Plätze im Saalplan ausblenden: Blendet die freie Kapazität in der öffentlichen Darstellung aus.Reservierungsregeln: Verknüpft ein Regelwerk mit Reservierungszeiten, Dauern, Puffern, Sonderregeln und optionalem Formular.Definition: Der grafische Saalplan mit Tischen, Namen, Keys, Sitzplätzen und der Option, einzelne Tische von Reservierungen auszuschließen.Tischkombinationen: Legt fest, welche Tische gemeinsam reserviert werden dürfen und welche Kapazität diese Kombination hat.Reservierungsregeln können als eigene Regelwerke gepflegt und an Saalpläne gehängt werden. Dadurch lassen sich mehrere Saalpläne mit denselben Zeiten, Formularen oder Sonderregeln betreiben, ohne jede Einstellung mehrfach zu pflegen.
Reservierungsregeln steuern, wann und wie online reserviert werden darf. Ein Regelwerk enthält ein optionales zusätzliches Reservierungsformular, Reservierungszeiten, verfügbare Reservierungsdauern, eine Standarddauer, einen Puffer nach Reservierungsende und Sonderregeln.
Reservierungszeiten bestehen aus Beginn, Ende und aktiven Wochentagen. Neben Montag bis Sonntag gibt es auch den Tagtyp Feiertage. Die öffentlichen Slots werden daraus erzeugt und in 15-Minuten-Schritten geprüft. Eine Reservierung muss innerhalb eines gültigen Zeitfensters starten; wenn der Standort an einem Feiertag geschlossen ist, werden keine Slots angeboten.
Reservierungsdauern sind feste Minutenwerte, zum Beispiel 90, 120 oder 180 Minuten. Wird nichts konfiguriert, verwendet das Embed Standardwerte. Die Standarddauer wird vorausgewählt. Der Reservierungspuffer verlängert die Blockierung nach dem eigentlichen Ende, damit zum Beispiel Umbau-, Reinigungs- oder Nachbereitungszeit berücksichtigt wird. Blocker selbst erhalten keinen solchen Puffer.
Sonderregeln überschreiben die Basisregeln für besondere Situationen. Eine Sonderregel kann immer gelten, nur an einem bestimmten Datum gelten oder an Feiertagen greifen.
Pro Sonderregel kann festgelegt werden, ob Reservierungen komplett gesperrt werden, ob Reservierungszeiten überschrieben werden, ob andere Reservierungsdauern angeboten werden, ob ein anderer Puffer gilt und ob Reservierungen nur als Anfrage gestellt werden dürfen. Bei der Anfragepflicht kann optional eine Mindestpersonenzahl gepflegt werden. Bleibt diese leer, gilt die Anfragepflicht immer; mit Mindestpersonenzahl gilt sie erst ab dieser Gruppengröße.
Damit lassen sich typische Sonderfälle abbilden: geschlossene Feiertage, Sonderöffnungszeiten, große Gruppen nur auf Anfrage, längere Aufenthaltsdauern an bestimmten Tagen oder zusätzliche Puffer zu stark frequentierten Zeiten.
Das öffentliche Reservierungswidget ist als iframe-Embed vorgesehen. Die Basisroute lautet:
/websites/reservations-embed/<location-id>
<location-id> ist die ID des Standorts, für den reserviert werden soll. Im Manager findet man die Standort-ID am jeweiligen Standort beziehungsweise in der URL der Standortbearbeitung. Für externe Webseiten wird die Route als iframe eingebunden, zum Beispiel:
<iframe src="https://deine-domain.example/websites/reservations-embed/LOCATION_ID" style="width:100%;height:760px;border:0;" loading="lazy"></iframe>
Das Embed lädt die Umgebung über den Standort, zeigt die für Reservierungen aktivierten Saalpläne des Standorts, berücksichtigt Reservierungsregeln, Feiertage, verfügbare Tische, bestehende Reservierungen und Blocker. Optional werden Veranstaltungen des Standorts angezeigt, wenn diese für das Reservierungs-Embed freigegeben sind.
Beim Absenden prüft simplebis Datum, Uhrzeit, Dauer, Personenzahl, Formularfelder und verfügbare Tischgruppen. Danach wird je nach Konfiguration entweder eine verbindliche Reservierung erstellt, eine E-Mail-Bestätigung angefordert oder eine Anfrage gespeichert, die erst im Manager angenommen werden muss.
Im Embed wählt der Gast Standortkontext, Saalplan, Datum, Uhrzeit, Dauer und Personenzahl. simplebis sucht dazu passende freie Tischgruppen. Eine passende Gruppe kann ein einzelner Tisch oder eine konfigurierte Tischkombination sein. Die Auswahl berücksichtigt bereits bestehende Reservierungen, deren Pufferzeit und Blocker.
Bei normalen Reservierungen wird die Reservierung direkt gespeichert. Wenn Reservierung muss per E-Mail bestätigt werden aktiv ist, erhält der Gast einen Bestätigungslink; erst nach Bestätigung wird die Reservierung aktiviert. Wenn eine Sonderregel Reservierung nur als Anfrage stellen aktiviert, wird eine offene Anfrage angelegt. Diese blockiert bis zur Annahme noch keine Tische.
Für Reservierungen werden E-Mail-Vorlagen verwendet, unter anderem für Bestätigungsanfragen, Aktivierung, Anfrage erhalten, Anfrage angenommen und Anfrage abgelehnt. Diese Vorlagen können wie andere Umgebungsmails in der Mail-/Template-Konfiguration angepasst werden.
Der operative Reservierungsmanager ist im Manager unter Reservierungen erreichbar. Die Ansicht zeigt oben Standort, Saalplan, Tag und Uhrzeit. Links befindet sich der grafische Saalplan. Rechts gibt es die Eintragsliste und den Editor.
Die Eintragsliste gruppiert Reservierungen nach Status: Anfragen, Offene Reservierungen, Platziert, Fertig, No Show, Storniert und Blocker. Über die Buttons oben können neue Reservierungen, Walk-Ins oder Blocker erfasst werden. Ein Klick auf einen Tisch im Saalplan wählt diesen für den aktuell geöffneten Editor aus.
Beim Speichern prüft simplebis, ob der gewählte Zeitraum gültig ist, ob mindestens ein Tisch gewählt wurde, ob die Personenzahl gültig ist, ob zusätzliche Formularfelder korrekt ausgefüllt wurden und ob die ausgewählten Tische im Zeitraum frei sind. Überschneidungen mit Reservierungen oder Blockern werden verhindert.
Offene Reservierungsanfragen entstehen, wenn eine Sonderregel die Anfragepflicht aktiviert. Sie erscheinen im Reservierungsmanager im Abschnitt Anfragen und zusätzlich über Alle anzeigen in einer standortübergreifenden Liste offener Anfragen.
Eine Anfrage kann geöffnet, angenommen oder abgelehnt werden. Beim Annehmen prüft simplebis erneut Reservierungszeiten, Feiertage und freie Tischgruppen. Falls der ursprünglich vorgesehene Tisch nicht mehr frei ist, versucht simplebis eine passende freie Gruppe neu zuzuweisen. Nur wenn eine passende Gruppe verfügbar ist, wird die Anfrage verbindlich angenommen, der Status auf angenommen gesetzt und eine Annahme-Mail verschickt.
Beim Ablehnen wird die Anfrage als abgelehnt beziehungsweise storniert markiert und eine Ablehnungs-Mail verschickt. Abgelehnte und noch offene Anfragen blockieren keine Tische. Dadurch bleiben Kapazitäten frei, bis ein Mitarbeiter die Anfrage aktiv annimmt.
Bestehende Reservierungen können im Editor über Verschieben auf einen anderen Standort, Saalplan, Tag, Zeitraum und eine neue Tischgruppe verschoben werden. Im Verschieben-Dialog zeigt simplebis passende freie Tischkombinationen für die neue Personenzahl und Zeit an. Erst beim Speichern wird die Reservierung aktualisiert.
Über Stornieren wird eine Reservierung storniert. Stornierte Reservierungen blockieren keine Tische mehr und erscheinen im Abschnitt Storniert. Eine bereits gespeicherte Reservierung kann außerdem bearbeitet werden, zum Beispiel Kontaktinformationen, interne Notiz, Status oder Tischzuordnung.
Wenn eine Reservierung nicht als Walk-In erfasst wurde, eine E-Mail-Adresse besitzt und nicht storniert oder abgelehnt ist, kann über Bestätigungsmail erneut senden erneut eine Bestätigungsmail verschickt werden. Bei neuen manuell erfassten Reservierungen kann direkt beim Speichern Bestätigungsmail versenden aktiviert werden.
Walk-Ins sind Gäste, die ohne vorherige Online-Reservierung erscheinen. Im Reservierungsmanager werden sie über Walk-In erfasst. Der Typ wird intern mit is_walk_in gespeichert und startet standardmäßig im Status Platziert.
Für Walk-Ins werden wie bei Reservierungen Standort, Saalplan, Datum, Beginn, Ende, Personenzahl und Tische gepflegt. Die Tischauswahl erfolgt direkt im Saalplan oder über passende Tischkombinationen. Walk-Ins können später weiterbearbeitet, auf Fertig, No Show oder Storniert gesetzt und in der Tagesübersicht zusammen mit normalen Reservierungen ausgewertet werden.
Da Walk-Ins in denselben Verfügbarkeitsdaten wie Reservierungen liegen, blockieren sie Tische sofort für den erfassten Zeitraum. Das verhindert, dass online oder im Manager parallel derselbe Tisch vergeben wird.
Blocker sperren Zeiträume, ohne eine Reservierung für einen Gast anzulegen. Sie werden genutzt für geschlossene Bereiche, Umbau, Reinigung, private Veranstaltungen, Wartung, kurzfristige Sperren oder organisatorische Reserven.
Ein Blocker besitzt Zeitraum, Beginn, Ende, internen Hinweis und einen Blockiermodus. Im Modus Ganzer Bereich wird der komplette Saalplan blockiert. Im Modus Ausgewählte Tische werden nur die im Saalplan ausgewählten Tische blockiert. Blocker können auch über mehrere Tage laufen.
Beim Speichern prüft simplebis Überschneidungen mit bestehenden Reservierungen und anderen Blockern. Ein Blocker, der mit vorhandenen Einträgen kollidiert, wird nicht gespeichert. Vorhandene Blocker können geöffnet, bearbeitet oder entfernt werden. Entfernte Blocker geben die betroffenen Tische sofort wieder für Reservierungen frei.
Tischgruppen werden als Tischkombinationen am Saalplan gepflegt. Eine Kombination besteht aus mindestens zwei reservierbaren Tischen. Reservierbar sind nur Tische mit Key, Sitzplatzzahl größer 0 und ohne Von Reservierungen ausschließen.
Beim Anlegen einer Tischkombination wählt man die enthaltenen Tische und kann optional Max. Plätze überschreiben setzen. Ohne diesen Wert verwendet simplebis die Summe der Sitzplätze aller enthaltenen Tische. Mit Überschreibung gilt die eingetragene maximale Platzzahl. Das ist wichtig, wenn zusammengestellte Tische real weniger oder mehr Gäste aufnehmen können als die reine Summe erwarten lässt.
Die Kapazität der Tischgruppe beeinflusst direkt, welche Vorschläge im Manager und im Embed erscheinen. Für eine Reservierung mit bestimmter Personenzahl werden nur einzelne Tische oder Tischkombinationen vorgeschlagen, deren Kapazität mindestens so groß ist und deren Tische im Zeitraum frei sind. Ändert man Tischplätze oder Tischkombinationen, ändern sich daher auch die automatisch vorgeschlagenen Gruppen und die online verfügbare Kapazität.
Reservierungen können unterschiedliche fachliche Status haben. Normale offene Reservierungen und Platziert blockieren Tische. Fertig, No Show, Storniert, abgelehnte Anfragen und offene Anfragen blockieren keine Tische.
Für die Verfügbarkeitsprüfung werden Reservierungen, Walk-Ins und Blocker gemeinsam betrachtet. Bei Reservierungen wird zusätzlich der konfigurierte Reservierungspuffer an das Ende angehängt. Dadurch kann ein Tisch im Embed oder Manager bereits als belegt gelten, obwohl die sichtbare Reservierung gerade endet.
Diese Statuslogik macht den Reservierungsmanager für Tagesgeschäft nutzbar: Mitarbeiter können Gäste platzieren, fertige Tische abschließen, No-Shows markieren, Stornos erfassen und gleichzeitig dafür sorgen, dass online nur tatsächlich freie Kapazitäten angeboten werden.
Für ein neues Reservierungssetup empfiehlt sich diese Reihenfolge:
Von Reservierungen ausschließen deaktivieren./websites/reservations-embed/<location-id> einbinden und mit mehreren Personenzahlen testen.Nach Änderungen an Tischgruppen, Sitzplätzen, Reservierungszeiten oder Sonderregeln sollte das Embed erneut geprüft werden. Besonders bei großen Gruppen lohnt sich ein Test, ob die gewünschten Kombinationen vorgeschlagen werden und ob die angezeigte Kapazität zur realen Bestuhlung passt.