Mitarbeiter, Verträge, Dienstplan, Bewerbungen und Arbeitszeiten verwalten.
Das Mitarbeiter-Modul verwaltet Mitarbeiterstammdaten, Verträge, Dienstplan-Sektionen, Schichttypen, wiederkehrende Planungen, konkrete Schichten, Bewerbungen auf offene Schichten, Urlaub, Krankheit und Arbeitszeiterfassung. Es verbindet damit Personalstammdaten, Dienstplanung, Monatsauswertung und die Mitarbeitersicht im simplebis-tool.
Sichtbar ist der Bereich, wenn das Mitarbeiter-Modul in der Umgebung aktiv ist. Im Manager liegt der Einstieg unter Mitarbeiter; der Hauptnavigationspunkt öffnet direkt den Dienstplan, von dort kann in die Mitarbeiterverwaltung gewechselt werden.
Neue Mitarbeiter werden unter Mitarbeiter > Mitarbeiter verwalten > Mitarbeiter anlegen erstellt. Gepflegt werden Nummer, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Geburtstag, Dienstplan-Sektionen, Aktiv-Status, Arbeitszeiterfassung, simplebis-tool-Freigabe und Adressen.
Die E-Mail-Adresse wird beim Speichern bereinigt und kleingeschrieben. Aus Vorname und Nachname wird der Anzeigename gebildet. Wenn bereits ein Kassenbenutzer mit derselben E-Mail existiert, wird dessen Name beim Speichern des Mitarbeiters aktualisiert.
Die Mitarbeiterliste zeigt aktive Kennzeichnung, Nummer, Name und E-Mail. Gefiltert werden kann nach Aktivstatus, Name und E-Mail. Ein Klick auf einen Mitarbeiter öffnet die Bearbeitung mit den Bereichen Allgemeine Einstellungen, Auswertung, Arbeitszeit und Verträge.
In der Mitarbeiter-Bearbeitung kann zusätzlich ein passender Kassenbenutzer erstellt oder bearbeitet werden. Außerdem kann der Schichtplan eines Mitarbeiters für einen gewählten Zeitraum als PDF exportiert werden.
Der Aktiv-Status steuert, ob ein Mitarbeiter als aktiver Mitarbeiter behandelt wird. Für simplebis-tool gibt es zwei wichtige Schalter: Mitarbeiter-Funktionen in simplebis-Tool (App) aktivieren und Mitarbeiter soll Arbeitszeiten tracken.
Nur aktive Mitarbeiter mit aktivierten Tool-Funktionen können die Mitarbeiterfunktionen im simplebis-tool verwenden. Ist zusätzlich Arbeitszeit-Tracking aktiv, liefert simplebis-tool den aktuellen Stempelstatus und erlaubt Start und Ende der Arbeitszeit.
Mitarbeitergruppen werden unter Mitarbeiter > Mitarbeitergruppen gepflegt. Eine Gruppe besteht aktuell aus einer Bezeichnung und dient als organisatorische Gruppierung. Die Liste kann nach Name gefiltert werden. Gruppen sind von Benutzergruppen der Rechteverwaltung zu unterscheiden.
Verträge werden in der Mitarbeiter-Bearbeitung im Bereich Verträge angelegt. Ein Vertrag besitzt Name beziehungsweise Bezeichnung, Beginn, optionales Ende, Aktiv-Status, Gehaltstyp, Vergütungswert, Arbeitszeitmodus und Arbeitsstunden.
Der Gehaltstyp ist entweder Festgehalt oder Stundenlohn. Die Arbeitszeit kann unbestimmt, wöchentlich oder monatlich sein. Bei wöchentlicher Arbeitszeit rechnet simplebis für Monatsauswertungen mit dem vierfachen Wochenwert; bei monatlicher Arbeitszeit wird der eingetragene Monatswert verwendet.
Für Auswertungen werden nur aktive Verträge berücksichtigt, deren Vertragsbeginn am Auswertungsdatum erreicht ist und deren Vertragsende noch nicht überschritten wurde. Mehrere aktive Verträge können sich addieren.
Aus den aktiven Verträgen berechnet simplebis die aktuelle monatliche Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiters. Diese Soll-Arbeitszeit wird in den Vertragslisten, in der Mitarbeiter-Auswertung und im Dienstplan neben der geplanten Arbeitszeit angezeigt. Dadurch lässt sich schnell erkennen, ob ein Mitarbeiter für einen Monat zu wenig, passend oder zu viel eingeplant ist.
Dienstplan-Sektionen strukturieren den Dienstplan, zum Beispiel nach Arbeitsbereich, Aufgabe oder Station. Sie werden unter Mitarbeiter > Dienstplan > Sektionen angelegt. Eine Sektion besitzt Name, Aktiv-Status und optional die Einschränkung auf bestimmte Standorte.
Mitarbeiter können in ihren Stammdaten einer oder mehreren Dienstplan-Sektionen zugeordnet werden. In der Dienstplanansicht nach Sektionen erscheinen dadurch Mitarbeiter automatisch in den passenden Abschnitten. Standortbezogene Sektionen erscheinen nur bei den ausgewählten Standorten.
Schichttypen werden unter Mitarbeiter > Dienstplan > Schichttypen gepflegt. Ein Schichttyp besteht aus Name, Standard-Startzeit und Standard-Endzeit.
Beim manuellen Hinzufügen einer Schicht im Dienstplan kann ein Schichttyp ausgewählt werden. simplebis erstellt dann für Mitarbeiter, Datum, Standort und Sektion eine Schicht mit den Standardzeiten dieses Typs. Die Zeiten können anschließend in der Schichtbearbeitung angepasst werden.
Der Dienstplan befindet sich unter Mitarbeiter > Dienstplan. Oben werden Ansicht, Standort und Zeitraum gewählt. Der Zeitraum kann wochenweise vor- und zurückgeschaltet werden; die zuletzt verwendete Konfiguration wird lokal gespeichert.
Es gibt zwei Ansichten: Sektionen gruppiert nach Dienstplan-Sektionen und zeigt die zugehörigen Mitarbeiter. Mitarbeiter gruppiert alle Mitarbeiter eines Standorts in einer gemeinsamen Ansicht. Tagesköpfe zeigen Hinweise wie offene Schichten, offene Bewerbungen, Geburtstage oder Veranstaltungen.
Im Dienstplan kann auf eine Mitarbeiter-Zelle geklickt werden, um eine Schicht hinzuzufügen. Angeboten werden die gepflegten Schichttypen sowie die Spezialtypen Urlaub, Krankheit und Benutzerdefiniert.
Normale Schichten erhalten Datum, Startzeit, Endzeit, Sektion, Mitarbeiter und optional eine Notiz. Die Stunden werden aus Start- und Endzeit berechnet, auch wenn eine Schicht über Mitternacht läuft. Bereits angelegte Schichten können geöffnet, bearbeitet oder gelöscht werden.
Wiederkehrende Schichtplanungen werden unter Mitarbeiter > Dienstplan > Planung gepflegt. Eine Planung besitzt Name, Standort, Aktiv-von, Aktiv-bis, Aktiv-Status, Wiederholungsmodus, Ausnahmen und die geplanten Schichten.
Plan-Schichten können entweder Auswählbar oder Zugeordnet sein. Auswählbare Schichten definieren eine Anzahl offener Plätze, auf die sich Mitarbeiter bewerben können. Zugeordnete Schichten enthalten direkt einen oder mehrere Mitarbeiter. Im Dienstplan werden gültige Planungen für das jeweilige Datum automatisch eingeblendet; dadurch entsteht die laufende Dienstplan-Automatik ohne für jeden Tag manuell neue Schichten anzulegen.
Bei Planungen können wiederkehrende Modi wie täglich und wöchentlich konfiguriert werden. Im täglichen Modus können einzelne Wochentage ausgeschlossen werden. Zusätzlich können konkrete Tage über Tage/Daten ignorieren ausgenommen werden, etwa Feiertage, Betriebsferien oder Sondertermine.
Für wöchentliche Planungen wird der Wochentag gewählt, an dem die Planung gelten soll. Der aktive Zeitraum begrenzt grundsätzlich, wann eine Planung im Dienstplan erscheint.
Auch Veranstaltungen können Mitarbeiterschichten erzeugen. Wenn das Mitarbeiter-Modul aktiv ist, gibt es in der Event-Bearbeitung den Bereich Mitarbeiterschichten. Beim Speichern einer Veranstaltung erzeugt oder aktualisiert simplebis daraus eine eventbezogene Dienstplan-Planung für das Eventdatum.
Event-Planungen werden technisch als Dienstplan-Planungen verwendet, sind aber mit der Veranstaltung verbunden. Im Dienstplan erscheinen Veranstaltungshinweise in den Tagesköpfen, und die Schichten können zusammen mit anderen Dienstplan-Schichten geplant und ausgewertet werden.
Auswählbare Plan-Schichten erzeugen offene Schichten. Im Dienstplan werden offene Schichten im Tageskopf angezeigt. Über die Tagesplanung sieht der Manager, wie viele Schichten insgesamt geplant sind und wie viele Plätze noch offen sind.
Mitarbeiter können sich im simplebis-tool auf offene Schichten bewerben. Dabei wird pro Mitarbeiter, Planung, Planungseintrag und Datum ein Antrag erstellt. Doppelte Bewerbungen auf dieselbe offene Schicht werden verhindert.
Offene Bewerbungen werden im Dienstplan am jeweiligen Tag angezeigt. Über Bewerbungen verwalten öffnet der Manager die Tagesliste der Bewerbungen. Jede Bewerbung zeigt Mitarbeiter, Sektion, Schichtzeit, Planung, Anzahl bereits vergebener Plätze, geplante Arbeitszeit des Monats, vertragliche Soll-Zeit und gestempelte Arbeitszeit.
Eine Bewerbung kann angenommen oder abgelehnt werden. Beim Annehmen erzeugt simplebis aus dem Planungseintrag eine echte Mitarbeiter-Schicht und verknüpft die Bewerbung mit dieser angenommenen Schicht. Beim Ablehnen wird die Bewerbung als abgelehnt markiert. Bereits bearbeitete Bewerbungen können nicht erneut bearbeitet werden.
Über das Briefsymbol im Dienstplan kann eine Schichtplanung per E-Mail versendet werden. Gewählt werden Zeitraum und Mitarbeiterauswahl: alle aktiven Mitarbeiter mit E-Mail-Adresse oder eine manuelle Auswahl. simplebis erzeugt pro Mitarbeiter eine PDF mit dessen Schichtplanung und verschickt sie als Anhang.
Der Mailtext kann in der Mitarbeiter-Modulkonfiguration unter E-Mail Mitarbeiter Dienstplan angepasst werden. Wenn kein individueller Text gepflegt ist, verwendet simplebis einen kurzen Standardtext mit Hinweis auf den PDF-Anhang.
Die Mitarbeiter-Auswertung befindet sich in der Mitarbeiter-Bearbeitung unter Auswertung. Dort kann ein Zeitraum gewählt werden, mit Schnellwahl für letzten Monat, diesen Monat und nächsten Monat. Angezeigt werden vertragliche monatliche Arbeitszeit, geplante Arbeitszeit, tatsächliche Arbeitszeit, Urlaubstage und Krankheitstage.
Darunter zeigt die Tagesauswertung die Schichten, Planungen, angenommenen Bewerbungen, Urlaub, Krankheit und gestempelte Arbeitszeiten je Tag. Schichten und Arbeitszeiten können aus der Auswertung heraus geöffnet und korrigiert werden.
Im Bereich Arbeitszeit einer Mitarbeiter-Bearbeitung wird ein einzelner Tag ausgewertet. Die Ansicht zeigt die aktuelle monatliche Soll-Arbeitszeit, die tatsächliche Arbeitszeit des Tages und alle Arbeitszeit-Einträge dieses Tages.
Arbeitszeiten bestehen aus Mitarbeiter, Startdatum, Startzeit, optionalem Enddatum, Endzeit und Notiz. Sie können im Manager hinzugefügt oder bearbeitet werden. Die Dauer wird aus Start und Ende berechnet.
Wenn Mitarbeiter soll Arbeitszeiten tracken und die simplebis-tool-Funktionen am Mitarbeiter aktiv sind, kann der Mitarbeiter im simplebis-tool seine Arbeitszeit starten und stoppen. Beim Start wird ein offener Arbeitszeit-Eintrag mit aktuellem Datum und Uhrzeit erzeugt. Beim Stoppen wird derselbe Eintrag mit Enddatum, Endzeit, Stunden und Minuten abgeschlossen.
Ein Mitarbeiter kann nicht mehrfach parallel stempeln: Wenn bereits eine offene Arbeitszeit läuft, wird ein weiterer Start verhindert. Wenn keine offene Arbeitszeit läuft, wird ein Stoppen verhindert. Der aktuelle Stempelstatus wird über den simplebis-tool-Heartbeat an die App zurückgegeben.
Urlaub und Krankheit werden im Dienstplan als spezielle Schichttypen Urlaub und Krankheit gepflegt. Beim Hinzufügen werden Datum, optionales Enddatum, Mitarbeiter und Notiz gepflegt; Start- und Endzeit sowie Sektion werden für diese Abwesenheiten ausgeblendet.
In der Mitarbeiter-Auswertung erscheinen Krankheitstage und Urlaubstage als eigene Kennzahlen. Krankheit zählt je angelegtem Krankheitseintrag. Urlaub wird über den Zeitraum von Datum bis Datum-Ende gezählt; halbe Feiertage können die gezählten Urlaubstage reduzieren. Urlaub und Krankheit zählen nicht als normale geplante Arbeitsstunden.
Im simplebis-tool gibt es die Tools Urlaubsantrag und Krankmeldung. Mitarbeiter können dort Anträge mit Typ, Beginn, Ende und Notiz einreichen und ihre bisherigen Einträge beziehungsweise Status einsehen.
Diese Anträge werden als Mitarbeiter-Infos gespeichert und starten im Status pending. Für die Dienstplan- und Arbeitszeitauswertung ist anschließend wichtig, dass die Abwesenheit im Manager als Urlaub- oder Krankheit-Schicht erfasst beziehungsweise bestätigt wird.
Mitarbeiter mit aktivem simplebis-tool-Zugang sehen im Tool ihre Hauptdaten, aktuelle Arbeitszeit, Arbeitszeit des Monats, geplante Arbeitszeit des Monats, vertragliche Soll-Arbeitszeit, kommende Schichten, offene Schichten und eigene Bewerbungen. Außerdem werden veröffentlichte Mitarbeiter-Beiträge angezeigt.
Im Monatskalender sehen Mitarbeiter eigene Schichten, offene Schichten, Bewerbungsstatus und Events. Auf offene Schichten können sie sich direkt bewerben. Wenn Arbeitszeit-Tracking aktiv ist, können sie ihre Arbeitszeit starten und stoppen. Zusätzlich stehen Urlaubsantrag und Krankmeldung als Tool-Funktionen zur Verfügung.
Zuerst werden Sektionen und Schichttypen angelegt. Danach werden Mitarbeiter mit E-Mail, Aktiv-Status, Dienstplan-Sektionen, Tool-Freigabe und Arbeitszeit-Tracking gepflegt. Anschließend werden Verträge eingetragen, damit Soll-Arbeitszeiten in Dienstplan und Auswertung aussagekräftig sind.
Für wiederkehrende Abläufe werden Planungen erstellt und geprüft. Offene Schichten sollten im Dienstplan kontrolliert, Bewerbungen regelmäßig angenommen oder abgelehnt und Dienstpläne bei Bedarf per E-Mail versendet werden. Urlaub, Krankheit und Stempelzeiten sollten zeitnah gepflegt werden, damit Monatsauswertungen verlässlich bleiben.