Storno-Varianten, Rückzahlungen und TSE-konforme Abläufe in der Kasse.
Stornieren in der simplebis-cashbox unterscheidet zwischen noch nicht gebuchten Transaktionspositionen, offenen Bons, bezahlten Bons und nachträglichen Teilstornos. Noch nicht gebuchte Positionen werden direkt in der aktuellen Transaktion angepasst. Bereits gebuchte Positionen offener Bons werden als Teil-Storno historisiert, wenn das Kassenprofil diese Funktion erlaubt.
Bei bezahlten Bons wird nicht einfach der ursprüngliche Zahlungsvorgang gelöscht. Je nach Fall wird ein direkter Storno oder ein separater Storno- bzw. Rückzahlungsbon erstellt. Dadurch bleiben ursprünglicher Bon, Storno, Rückzahlung, Zahlart und TSE-Schreibvorgänge nachvollziehbar miteinander verbunden.
Die wichtigsten Storno-Einstellungen werden im simplebis-manager im Kassenprofil gepflegt. Dafür den Menüpunkt Standorte öffnen, den Standort bearbeiten, den Bereich Kasse öffnen und unter Kassenprofile das verwendete Profil bearbeiten.
Relevant sind insbesondere:
Bon-Daten in TSE-Log schreiben: aktiviert die TSE-Schreiblogik für Bons, Zahlungen und Stornos, sofern Kasse und TSE korrekt eingerichtet sind.Gebuchte Positionen offener Bons entfernen / reduzieren erlauben: erlaubt in der Cashbox das Entfernen oder Reduzieren bereits gebuchter Positionen auf offenen Bons. Ist diese Option deaktiviert, können nur noch nicht gebuchte Transaktionspositionen direkt entfernt werden.Kundenguthaben-Funktionen verwenden: macht Kundenguthaben-Funktionen in der Kasse verfügbar. Rückzahlungen auf Kundenguthaben setzen zusätzlich eine passende Zahlungsarten-Konfiguration und eine Kundenkarte bzw. einen zugeordneten Kunden voraus.Einstellungen öffnen und den Bereich Zahlungsmethoden prüfen.Zusätzlich muss der verwendete Kassenbenutzer stornieren dürfen. Kassenbenutzer werden im Kassenbereich des Standorts gepflegt. Dort ist die Berechtigung Darf stornieren relevant.
Für Stornos ist ein angemeldeter Kassenbenutzer mit Storno-Berechtigung erforderlich. Bons, die bereits storniert wurden, laufende Storno- oder Rückzahlungsvorgänge besitzen oder selbst ein Storno-/Rückzahlungsbon sind, können nicht erneut storniert werden.
Bei TSE-aktiven Kassen muss die TSE-Schreiblogik erreichbar sein. Fehlt die Verbindung zum Location-Server oder zur TSE, stoppt der Vorgang an der jeweiligen Stelle und kann nach Wiederherstellung der Verbindung erneut ausgeführt werden.
Bei bezahlten Bons ist eine Rückzahlungsart erforderlich. Die Cashbox zeigt die verfügbaren Rückzahlungsarten im Storno-Dialog an. Dazu können kassenbezogene Zahlungsmethoden und, bei entsprechender Konfiguration, Kundenguthaben gehören.
Noch nicht gebuchte Positionen werden in der aktuellen Transaktion angepasst. In der Cashbox unten die aktuelle Transaktion öffnen. Dort können Positionen über die Mengensteuerung reduziert oder entfernt werden. Wird die komplette aktuelle Transaktion verworfen, entsteht kein Storno-Beleg, weil noch kein gebuchter Bonbestand entfernt wird.
Diese Variante eignet sich für Eingabekorrekturen vor dem Buchen auf einen Bon. Sobald Positionen bereits auf einem offenen Bon gebucht wurden, greift stattdessen die Funktion für das Entfernen gebuchter Positionen offener Bons.
Ein offener Bon wird in der Cashbox über die Bon-Details storniert. Dafür in der Cashbox Einstellungen öffnen, Bons auswählen und den Bon über die Listen Alle, Gerät, Benutzer oder über Bon suchen öffnen. In den Bon-Details das Drei-Punkte-Menü öffnen und Stornieren wählen.
Hat der offene Bon noch keine erfolgreichen Zahlungen, wird der Bon direkt storniert. Bei aktiver TSE wird der Storno über die TSE-Schreiblogik geführt. Sind bereits Zahlungen vorhanden, bereitet die Cashbox stattdessen einen Rückzahlungsbon vor und fordert eine Rückzahlungsart an.
Das Entfernen einzelner Positionen auf offenen Bons ist nur verfügbar, wenn im Kassenprofil Gebuchte Positionen offener Bons entfernen / reduzieren erlauben aktiviert ist.
In der Cashbox gibt es zwei typische Wege:
Bereits gebucht - Bon #... öffnen und Positionen entfernen wählen.Einstellungen > Bons den offenen Bon öffnen, in den Bon-Details das Drei-Punkte-Menü öffnen und Positionen entfernen wählen.Der Dialog zeigt die gebuchten Positionen und die jeweils noch stornierbare Menge. Einzelne Mengen können ausgewählt und mit einer Notiz versehen werden. Nach Bestätigung werden die ausgewählten Mengen vom offenen Bon reduziert und als Teil-Storno historisiert.
Bei aktiver TSE wird für diese Änderung ein TSE-Update geschrieben. Werden durch die Auswahl alle Positionen entfernt, kann daraus ein vollständiger Storno des offenen Bons entstehen.
Geschlossene bzw. bezahlte Bons werden in der Cashbox über die Bon-Übersicht geöffnet. Dafür Einstellungen öffnen, Bons auswählen, in den Reiter Abgeschlossene wechseln oder den Bon über Bon suchen finden. Anschließend den Bon öffnen, das Drei-Punkte-Menü wählen und Stornieren ausführen.
Bei bezahlten Bons wird im Normalfall ein Rückzahlungsbon angelegt. Die Cashbox zeigt den Rückzahlungsbetrag und die verfügbaren Rückzahlungsarten. Nach Auswahl der Rückzahlungsart wird die Rückzahlung gebucht. Der ursprüngliche Bon bleibt nachvollziehbar erhalten und wird mit dem Storno-/Rückzahlungsbon verknüpft.
Bei Bons ohne erfolgreiche Zahlung kann ein direkter Storno entstehen. Entscheidend ist der tatsächliche Zahlungsstatus des Bons.
Ein nachträglicher Teilstorno wird über die Bon-Details eines bezahlten Bons gestartet. Dafür in der Cashbox Einstellungen > Bons öffnen, den Bon suchen oder aus Abgeschlossene auswählen, in den Bon-Details das Drei-Punkte-Menü öffnen und Positionen stornieren wählen.
Im Dialog werden die Positionen und die noch stornierbaren Mengen angezeigt. Für jede Position kann eine Teilmenge ausgewählt werden. Bei bezahlten Bons bereitet die Cashbox für die ausgewählten Positionen einen separaten Storno-/Rückzahlungsbon vor. Danach wird eine Rückzahlungsart gewählt und die Rückzahlung gebucht.
Bereits stornierte Mengen werden bei späteren Teilstornos berücksichtigt. Wird über mehrere Teilstornos am Ende die vollständige Menge eines Bons storniert, wird auch der ursprüngliche Bon entsprechend als vollständig storniert geführt.
Beim Stornieren bezahlter Bons zeigt die Cashbox den Dialog Rückzahlung buchen. Dort wird die Rückzahlungsart gewählt. Verfügbar sind die im System aktiven kassenbezogenen Rückzahlungswege sowie, bei entsprechender Konfiguration, Kundenguthaben.
Bei Rückzahlung auf Kundenguthaben wird eine Kundenkarte gescannt. Ist auf der Karte eigenes Guthaben hinterlegt, wird dieses gutgeschrieben. Ist die Karte einem Kunden zugeordnet, wird das Guthaben dem Kundenkonto gutgeschrieben. Die Rückzahlung wird als negativer Zahlungsvorgang dokumentiert und mit dem Storno-/Rückzahlungsbon verknüpft.
Andere Rückzahlungsarten bilden den operativen Rückzahlungsweg ab, zum Beispiel eine Auszahlung über eine konfigurierte kassenbezogene Zahlungsmethode. Auch diese Rückzahlung wird mit negativem Betrag auf dem Rückzahlungsbon gebucht.
Wenn im Kassenprofil Bon-Daten in TSE-Log schreiben aktiv ist, werden Stornos über die TSE-Schreiblogik geführt. Offene Bons können TSE-seitig storniert oder aktualisiert werden. Bei Rückzahlungsbons wird ein eigener Storno-Beleg mit TSE-Start und TSE-Finish geschrieben.
Storno-/Rückzahlungsbons enthalten negative Positionen und negative Ausgleichszahlungen. Dadurch wird die Rückzahlung nicht als Änderung am ursprünglichen Zahlungsbeleg versteckt, sondern als eigener nachvollziehbarer Vorgang dokumentiert. In den Bon-Details zeigt die Cashbox die Verknüpfung zwischen Ursprungsbon und Rückzahlungsbon an.
Die TSE-Konformität hängt davon ab, dass TSE im Kassenprofil aktiv ist und die eingerichtete TSE bzw. der Location-Server erreichbar ist. Bei Fehlern in der TSE-Kommunikation bricht die Cashbox den Vorgang ab, damit kein unvollständig dokumentierter Storno abgeschlossen wird.
Für liegengebliebene offene Bons gibt es in der Cashbox eine Sammelfunktion. Dafür Einstellungen > Bons öffnen, das Drei-Punkte-Menü wählen und Alte Bons stornieren öffnen.
Die Ansicht berücksichtigt nur offene Bons im Status creating. Es kann nach Alter gefiltert werden, zum Beispiel alle offenen Bons oder offene Bons älter als eine bestimmte Anzahl Tage. Die Cashbox verarbeitet die Bons nacheinander über denselben Storno- und TSE-Ablauf wie bei einzelnen Bons.
Die Sammelfunktion eignet sich für offene Bons ohne Zahlungen. Bons, die eine Rückzahlungsart benötigen oder aus anderen Gründen nicht automatisch abgeschlossen werden können, werden als fehlgeschlagen angezeigt und müssen einzeln geprüft werden.
Nach einem Storno können Bons im Manager über den Bon- bzw. Kassenbereich geprüft werden. Dort sind Ursprungsbon, Storno-/Rückzahlungsbon, Positionen, Zahlungen und TSE-relevante Informationen nachvollziehbar.
Für die operative Prüfung ist besonders relevant, ob der Ursprungsbon als storniert geführt wird, ob ein Rückzahlungsbon verknüpft ist und welche negative Zahlung für die Rückzahlung gebucht wurde. In Kassenabschlüssen werden Storno-/Rückzahlungsbelege und negative Zahlungen entsprechend berücksichtigt.