Bons Kunden, Tischen und Events zuweisen.
Bons können in der simplebis-cashbox einem Kunden, einem Tisch und einem Event zugeordnet werden. Die Kundenzuordnung hilft bei Kundenhistorie, Kundenkarten, Guthabenfunktionen und späteren Auswertungen. Die Tischzuordnung hilft im laufenden Betrieb, offene Bons einem Platz im Saal zuzuordnen und weitere Positionen auf den richtigen Bon zu buchen. Die Event-Zuordnung verbindet Kassenumsätze mit einer Veranstaltung und ermöglicht dadurch detaillierte Event-Auswertungen.
Die Zuordnung wird in der Cashbox beim Erstellen oder Bearbeiten eines offenen Bons gesetzt. Beim Buchen der Transaktion werden die ausgewählten Informationen am Bon gespeichert.
In der Cashbox befindet sich in der Bonansicht der Eintrag Kunde. Darüber wird die Kundenauswahl geöffnet. Wird ein Kunde ausgewählt, wird dieser an der aktuellen Transaktion vorgemerkt und beim Buchen am Bon gespeichert. Ist bereits ein Kunde am aktuellen Bon oder an der aktuellen Transaktion vorhanden, zeigt die Cashbox den Kundennamen direkt im Bonmenü an.
Eine Kundenzuordnung kann wieder entfernt werden, solange sie in der aktuellen Transaktion bearbeitet wird. Bereits gespeicherte Bons bleiben für Auswertungen und Kundenhistorien mit dem Kunden verknüpft.
In der Cashbox befindet sich in der Bonansicht der Eintrag Tisch. Darüber wird die Auswahl der freigeschalteten Saalpläne geöffnet. Innerhalb eines Saalplans kann ein Tisch ausgewählt werden. Die Cashbox speichert dabei den Saalplan und den Tisch-Key gemeinsam; beide Angaben gehören zusammen.
Wenn für den ausgewählten Tisch bereits offene Bons vorhanden sind, zeigt die Cashbox den Dialog Offene Bons am Tisch. Dort kann eine neue Transaktion auf einen bestehenden offenen Bon gebucht oder trotzdem ein neuer Bon erstellt werden. Dadurch lassen sich weitere Bestellungen am gleichen Tisch auf den richtigen offenen Bon buchen.
Bei einem bereits offenen Bon kann die Tischzuordnung nachträglich geändert oder entfernt werden. Die Cashbox öffnet dafür die Tisch-Auswahl mit dem aktuell hinterlegten Saalplan. Wird ein anderer Tisch ausgewählt, wird die Zuordnung am Bon gespeichert. Wird die Zuordnung entfernt, bleibt der Bon offen, aber ohne Tischbezug.
Die Änderung ist nur möglich, wenn der Bon noch geöffnet ist und die Kasse den ausgewählten Saalplan kennt.
Die Event-Zuordnung verknüpft einen Kassenbon mit einer Veranstaltung. Wird in der Cashbox ein Event ausgewählt, speichert simplebis diese Veranstaltung am Bon. Dadurch können spätere Auswertungen gezielt alle Bons und Bonpositionen eines Events berücksichtigen. Das ist besonders hilfreich bei Vor-Ort-Verkäufen, Gastro-Umsätzen, Merchandise, Zusatzverkäufen oder Abendkassenbetrieb rund um ein Event.
Wenn am Event ein Kassen-Shop (für Vor-Ort-Verkauf) gepflegt ist, kann die Kasse für die Event-Zuordnung diesen Shop verwenden. Dadurch lassen sich Event-spezifische Kassenartikel, Preise oder Shop-Einstellungen vom normalen Kassenprofil-Shop trennen.
Die Event-Zuordnung wird im Kassenprofil gesteuert. Dafür im Manager Standorte öffnen, den Standort bearbeiten und Kasse > Kassenprofile verwalten öffnen. Im gewünschten Kassenprofil gibt es die Option Veranstaltungszuordnung erlauben. Ist diese aktiv, kann die Cashbox beim Bon eine Veranstaltung zuordnen.
Zusätzlich kann Veranstaltungszuordnung erzwingen aktiviert werden. Diese Option ist nur relevant, wenn die Veranstaltungszuordnung erlaubt ist. Ist sie aktiv, muss in der Cashbox eine Veranstaltung ausgewählt werden, bevor ein Bon sinnvoll gebucht werden kann. Das verhindert, dass Event-Umsätze versehentlich ohne Event-Bezug entstehen.
Durch die Event-Zuordnung können Umsätze eines Events sehr detailliert analysiert werden. simplebis kann Bonanzahl, Artikelmengen, Brutto- und Netto-Umsatz, Zahlungsarten, Gebühren und meistverkaufte Kassenartikel einer Veranstaltung auswerten. Dadurch werden Event-Umsätze nicht nur pauschal sichtbar, sondern können nach Artikeln, Zahlarten, Bons und Zeiträumen betrachtet werden.
Diese Daten eignen sich auch zum Vergleich mehrerer Events. Beispielsweise lässt sich erkennen, welche Veranstaltung mehr Kassenumsatz erzielt hat, welche Artikel besonders gut liefen, welche Zahlungsarten genutzt wurden oder wie sich Zusatzverkäufe zwischen Events unterscheiden.
Saalpläne werden im simplebis-manager am Standort gepflegt. Dafür den Menüpunkt Standorte öffnen, den Standort bearbeiten und den Bereich Saalpläne öffnen. Dort können Saalpläne angelegt, bearbeitet oder kopiert werden.
Ein Saalplan besteht aus einer Planfläche und Elementen. Für die Verwendung in der Cashbox müssen Tische beziehungsweise auswählbare Elemente einen eindeutigen Key besitzen. Dieser Key wird gespeichert, wenn ein Bon einem Tisch zugeordnet wird. Wenn ein Saalplan bereits von Bons oder Reservierungen verwendet wird, kann er nicht ohne Weiteres gelöscht werden.
Damit ein Saalplan in der Cashbox auswählbar ist, muss er im Kassenprofil freigeschaltet werden. Dafür im Manager den Menüpunkt Standorte öffnen, den Standort bearbeiten und Kasse > Kassenprofile verwalten öffnen. Im gewünschten Kassenprofil das Feld Tisch- / Saalpläne pflegen und die Saalpläne auswählen, die in dieser Kasse verfügbar sein sollen.
Beim Start der Cashbox werden die freigeschalteten Saalpläne mit der Kasseninitialisierung geladen. Sind im Kassenprofil keine Saalpläne hinterlegt, zeigt die Cashbox bei der Tisch-Auswahl den Hinweis, dass keine Tisch- oder Saalpläne zur Verfügung stehen.
In der Cashbox werden offene Bons mit Zusatzinformationen angezeigt. Wenn ein Bon einem Tisch zugeordnet ist, wird die Tischbezeichnung in der Bonliste angezeigt. Wenn ein Bon einem Kunden zugeordnet ist, wird der Kundenname angezeigt. Im Saalplan selbst markiert die Cashbox Tische mit offenen Bons durch einen Zähler. Ist ein Bon einem Event zugeordnet, bleibt dieser Event-Bezug am Bon gespeichert und kann für spätere Auswertungen verwendet werden.
Für den Kassenbetrieb sollten Saalpläne vor dem Einsatz vollständig vorbereitet und im passenden Kassenprofil freigeschaltet werden. Tisch-Keys sollten stabil bleiben, weil bestehende Bons den gespeicherten Key verwenden. Werden Tische umbenannt, sollte der Key möglichst unverändert bleiben.
Für Kundenbezug empfiehlt sich die Zuordnung vor dem ersten Buchen einer Transaktion, damit der Bon von Anfang an sauber in der Kundenhistorie erscheint. Für Eventbetrieb empfiehlt sich, die Event-Zuordnung im Kassenprofil zu erlauben und bei konsequenter Event-Auswertung zu erzwingen. So bleiben Umsätze, Artikelverkäufe und Zahlungsdaten später vollständig dem richtigen Event zugeordnet.