Bestellungen, Zahlungen, Bestätigungen und Folgeprozesse verwalten.
Bestellungen entstehen vor allem über Shops, Checkouts, Apps oder interne Verkaufsabläufe. Eine Bestellung bündelt Bestellnummer, Shop, Besteller- und Rechnungsdaten, Lieferadresse, Positionen, Zahlungen, Zahlungsstatus, Bestellstatus, Tickets, Gutscheine und bei Bedarf erzeugte Rechnungsdokumente.
Die Bestellverwaltung im Manager ist der operative Ort, an dem Bestellungen geprüft, nachbearbeitet und mit Folgeprozessen verbunden werden. Dazu gehören Bestellbestätigungen, E-Mail-Korrekturen, Zahlungsrückerstattungen, Statusänderungen, Rechnungsanlage, Ticket-PDFs und Sammelbestellungen.
Bestellungen befinden sich im Manager im Menüpunkt Bestellungen. Die Übersicht zeigt Bestellnummer, Datum, Besteller, Shop, offenen Betrag und Gesamtbetrag. Über Filter kann unter anderem nach Bestellnummer, Zeitraum, Besteller und Shop gesucht werden.
Über Modul konfigurieren wird die Konfiguration des Artikel-Moduls geöffnet. Dort werden bestellbezogene Moduloptionen gepflegt, insbesondere die individuelle PDF-Vorlage für Bestellungen.
Die Bestellübersicht dient als Einstieg in die Detailansicht. Typische Arbeitsweisen sind das Suchen einer Bestellnummer, das Eingrenzen auf einen Shop, das Prüfen offener Zahlungen oder das Öffnen einer Bestellung, um Positionen, Zahlungsinformationen und Kundendaten zu kontrollieren.
Die Liste wird nach Erstellungsdatum sortiert. Wenn Bestellungen aus einem Kundenprofil oder über eine Gast-E-Mail geöffnet werden, kann die Liste zusätzlich auf diesen Kunden beziehungsweise diese E-Mail eingeschränkt sein.
Die Detailansicht zeigt die wichtigsten Informationen einer Bestellung: Bestellnummer, Bestelldatum, Shop, verknüpften Kunden, Zahlungsstatus, Besteller, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse und bei abweichender Lieferadresse auch die Lieferadresse. Ist ein Kundenobjekt verknüpft, kann direkt in den Kunden gesprungen werden.
Im rechten Bereich werden Positionen, angewendete Coupon-Codes, Zahlungen und erzeugte Tickets angezeigt. Positionen enthalten Artikel- oder Eventticketdaten, Mengen, Einzelpreise, Summen, Steuerhinweise und Zusatzartikel. Bei Eventtickets kann direkt zum Ticket oder zur Ticket-PDF gesprungen werden.
Der Bestellstatus wird in der Detailansicht über die Statusleiste gepflegt. Verfügbare operative Status sind Pending, In Bearbeitung, Abholbereit, Versendet und Fertig. Beim Wechsel wird die Statushistorie der Bestellung fortgeschrieben, inklusive Zeitpunkt und ausführendem Benutzer.
Der Bestellstatus beschreibt den Bearbeitungsfortschritt der Bestellung. Er ist vom Zahlungsstatus getrennt. Eine Bestellung kann also fachlich fertig bearbeitet sein, obwohl noch Zahlungsinformationen geprüft werden müssen, oder bezahlt sein, obwohl sie noch nicht versendet wurde.
Ein Storno einer Bestellung sollte als Prozess verstanden werden, nicht nur als einzelner Klick. Im Manager wird zuerst fachlich entschieden, welcher Bestellstatus gesetzt werden soll und ob Folgeprozesse nötig sind. Zahlungen werden separat im Zahlungsbereich der Bestellung zurückerstattet.
Wichtig: Eine Statusänderung erstattet keine Zahlung automatisch. Wenn ein Kunde Geld zurückerhalten soll, wird die betreffende Zahlung in der Tabelle Zahlungen geöffnet und über Zahlung erstatten zurückgebucht. Je nach Zahlungsanbieter wird die Erstattung über den verbundenen Zahlungsdienstleister ausgeführt. Zahlungen, die bereits erstattet wurden, Erstattungsbuchungen, fehlgeschlagene Zahlungen oder gerade verarbeitete Zahlungen können nicht erneut erstattet werden.
Der Bereich Zahlungen zeigt alle mit der Bestellung verbundenen Zahlungen und Erstattungen. Sichtbar sind Zahlungsnummer, Zeitpunkt, Methode, Kunde, Status, Stornogebühr, Provider-Gebühr und Betrag. Fehlgeschlagene Zahlungen werden entsprechend markiert, laufende Zahlungen als Wird ausgeführt angezeigt und erstattete Zahlungen ausgegraut.
Über das Aktionsmenü einer Zahlung kann Zahlungsinfos aktualisieren ausgeführt werden. simplebis versucht dann, aktuelle Informationen beim Zahlungsdienstleister neu zu laden. Über Zahlung erstatten wird eine Rückerstattung ausgelöst, sofern die Zahlung dafür geeignet ist.
Die Bestellbestätigung wird über die E-Mail-Vorlage Bestellbestätigung gesteuert. Sie befindet sich unter Einstellungen > E-Mail Versand im Bereich E-Mail Templates. Dort kann die Vorlage bearbeitet und getestet werden. Technisch verwendet simplebis die Template-ID order-confirmation; als Standardbetreff wird Bestellbestätigung {{ order.number }} verwendet.
Für den Testversand der Vorlage wird eine Bestellnummer angegeben. simplebis lädt die passende Bestellung, rendert die Vorlage mit den Bestelldaten und sendet die Testmail an den angegebenen Empfänger. Dadurch kann die Vorlage mit echten Bestelldaten geprüft werden, ohne an den ursprünglichen Kunden senden zu müssen.
In der Bestellbestätigung stehen Bestelldaten unter order zur Verfügung, zum Beispiel order.number, order.created_at, order.firstname, order.lastname, order.email, order.price_net_total, order.price_gross_total, Standortdaten unter order.location und Positionsdaten unter order.positions.
Beim Versand kann simplebis automatisch Anhänge ergänzen. Dazu gehören Ticket-PDFs aus Eventticket-Positionen, ein bereits erzeugtes und fertiggestelltes Rechnungsdokument zur Bestellung sowie PDF-Dateien von erzeugten Guthaben- oder Gutscheincodes. Wenn eine Haupt-E-Mail-Vorlage aktiv ist, kann die Bestellbestätigung innerhalb dieses globalen Maildesigns gerendert werden.
In der Bestell-Detailansicht steht die Aktion Bestätigungsmail erneut senden zur Verfügung. Sie rendert die aktuelle Bestellbestätigung erneut und sendet sie an die in der Bestellung gespeicherte Besteller-E-Mail-Adresse.
Das ist nützlich, wenn ein Kunde die ursprüngliche E-Mail nicht erhalten hat, Anhänge erneut benötigt oder die E-Mail-Adresse nachträglich korrigiert wurde. Soll an eine korrigierte Adresse gesendet werden, sollte zuerst die Besteller-E-Mail geändert und danach die Bestätigung erneut versendet werden.
Die E-Mail-Adresse des Bestellers kann in der Detailansicht im Informationsbereich über Bearbeiten geändert werden. simplebis prüft dabei, ob eine gültige E-Mail-Adresse eingegeben wurde. Beim Speichern wird die neue Adresse in der Bestellung gesetzt und zusätzlich in den Formdaten der Bestellung aktualisiert.
Änderungen werden in der Bestellung als E-Mail-Änderungshistorie gespeichert. Die Funktion eignet sich zum Korrigieren von Tippfehlern oder veralteten Adressen. Nach der Änderung kann die Bestellbestätigung über Bestätigungsmail erneut senden an die neue Adresse verschickt werden.
Über PDF öffnen wird die Bestell-PDF geöffnet. Die Vorlage dieser Bestell-PDF kann über Bestellungen > Modul konfigurieren beziehungsweise die Konfiguration des Artikel-Moduls angepasst werden. Dort gibt es die Optionen Bestellungen: Individuelle PDF Vorlage verwenden und Bestellungen: PDF Vorlage (HTML).
Wenn der Shop der Bestellung mit einem Rechnungstyp für Buchhaltungsdokumente verbunden ist und noch kein nicht storniertes Rechnungsdokument existiert, kann in der Detailansicht Rechnung generieren genutzt werden. Beim Erstellen wird ausgewählt, ob die Rechnung direkt fertiggestellt oder zunächst als Entwurf angelegt wird. Bereits erzeugte Rechnungen werden in der Bestellung angezeigt und können direkt geöffnet werden.
Die Aktion Automatisierung ausführen stößt die zur Bestellung passenden Automatisierungsgruppen erneut an. Das ist hilfreich, wenn ein nachgelagerter Prozess erneut ausgeführt werden soll, zum Beispiel nach einer Korrektur oder wenn ein automatischer Schritt geprüft werden muss.
Automatisierungen sollten bewusst erneut gestartet werden, weil sie je nach Konfiguration Folgeaktionen auslösen können. Vor dem erneuten Ausführen sollte geprüft werden, ob die Bestellung, Positionen, Zahlungen und E-Mail-Adresse korrekt sind.
Wenn Sammelbestellungen im Artikel-Modul der Umgebung aktiviert sind, erscheint in der Bestellübersicht die Aktion zum Erstellen einer Sammelbestellung. Beim Anlegen werden Shop, Verfügbarkeit von/bis und die erlaubten Kunden gewählt. Der erste Kunde wird der Sammelbestellung als zugeordneter Kunde gesetzt.
In der Detailansicht einer Sammelbestellung werden erlaubte Kunden, erlaubte NFC-Karten und die einzelnen Unterbestellungen angezeigt. Kunden können nachträglich hinzugefügt oder entfernt werden. Unterbestellungen werden mit eigener Unternummer, Kunde, Status und Positionen dargestellt.
Bestellprozesse hängen von mehreren Konfigurationsbereichen ab. Die E-Mail-Vorlage der Bestellbestätigung wird unter Einstellungen > E-Mail Versand gepflegt. Zahlungsarten und Zugangsdaten liegen unter Einstellungen > Zahlungsmethoden. Bestell-PDF-Vorlagen werden über die Konfiguration des Artikel-Moduls gepflegt. Rechnungsdokumente hängen von den Buchhaltungsdokument-Typen und der Shop-Konfiguration ab.
Für Shops ist besonders wichtig, welcher Shop die Bestellung erzeugt hat. Der Shop bestimmt verfügbare Zahlungsmethoden, Checkout-Logik und bei entsprechender Konfiguration auch, ob aus Bestellungen Rechnungen erzeugt werden können.
Für Support- und Backoffice-Abläufe sollte intern festgelegt sein, wer Besteller-E-Mails ändern, Bestätigungen erneut senden, Zahlungen erstatten, Rechnungen erzeugen und Bestellstatus ändern darf. Bei Rückabwicklungen empfiehlt sich eine feste Reihenfolge: Bestellung prüfen, Kundenkommunikation klären, Zahlungsrückerstattung ausführen, Status setzen, Bestätigung oder weitere Dokumente versenden und anschließend die Bestellung noch einmal kontrollieren.