Accounting Documents, Dokumenttypen, PDF-Vorlagen, E-Rechnungen und KI-Import.
Accounting Documents bilden in simplebis kaufmännische Dokumente wie Angebote, Rechnungen, Gutschriften und weitere Belege ab. Ein Dokument besteht aus Dokumenttyp, Kunde, Empfängeradresse, Absender- beziehungsweise Dokument-Anschrift, Datum, optionalem Fälligkeitsdatum, Positionen, Steuern, Summen, Zahlungsstatus und PDF-Ausgabe.
Dokumente werden zuerst als Entwurf bearbeitet. Beim Fertigstellen werden sie festgeschrieben, erhalten bei Bedarf automatisch ihre Dokumentnummer und das PDF wird dauerhaft abgelegt. Nicht fertiggestellte Dokumente können weiter bearbeitet werden; fertiggestellte Dokumente sind geschützt und werden über Storno- oder Folgedokumente korrigiert.
Eine simplebis Umgebung wird standardmäßig mit den Dokumenttypen Angebot, Rechnung und Gutschrift vorbereitet. Diese Typen sind keine fest verdrahteten Sonderfälle, sondern Konfigurationseinträge des Moduls accounting_documents.
Du kannst Dokumenttypen entfernen, deaktivieren, umbenennen oder vollständig umkonfigurieren. Ebenso können zusätzliche Typen angelegt werden, zum Beispiel Lieferscheine, Anzahlungsrechnungen, Storno-Belege oder interne Abrechnungsbelege. Entscheidend ist der eindeutige Key des Typs, weil Dokumente, API-Aufrufe, Automatisierungen und Storno-Konfigurationen diesen Key verwenden.
Die Dokumentliste erreichst du im simplebis-manager über Dokumente. Dort werden die aktiven Dokumenttypen als Tabs angezeigt, zum Beispiel Angebote, Rechnungen und Gutschriften. Über den Button Modul konfigurieren gelangst du direkt in die Konfiguration der Accounting Documents.
Die Pflege der Dokumenttypen erfolgt in der Modulkonfiguration von accounting_documents. Dort werden Key, Singular/Plural, Aktiv-Status, Nummernkreis, Zahlungslogik, Mahnlogik, Storno-Verhalten, ZUGFeRD-Ausgabe, Positionsgruppierung und PDF-HTML-Vorlage gepflegt. Neue Dokumente werden in der Dokumentliste über den jeweiligen Typ erstellt; der Typ bestimmt anschließend, welche Felder und Aktionen sichtbar sind.
Die Empfängeradresse wird beim Auswählen eines Kunden aus dessen Rechnungsadresse übernommen und kann im Dokument bearbeitet werden. Die Dokument-Anschrift ist die Absenderadresse auf dem Beleg. Sie wird standardmäßig aus der Umgebung beziehungsweise der Rechnungsadresse der Umgebung vorbelegt.
Wenn das Standortmodul aktiv ist, kann ein Standard-Standort für Accounting Documents verwendet werden. Dann werden Absendername, Zusatz, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land und Ausstellungsort aus dem Standort übernommen. Zusätzlich kann ein Dokumenttyp eine alternative Absenderadresse und einen alternativen Dokument-Ort vorgeben. Diese Werte sind hilfreich, wenn bestimmte Belegtypen über eine andere Firma, Betriebsstätte oder Stadt ausgestellt werden sollen.
Nummernkreise werden pro Dokumenttyp konfiguriert. Dadurch kann zum Beispiel Rechnung einen anderen Nummernkreis verwenden als Angebot oder Gutschrift.
Der aktuell konfigurierte Modus ist Jährlich inkrementierend. Beim Fertigstellen sucht simplebis das letzte fertiggestellte Dokument desselben Typs im aktuellen Jahr, erhöht den Zähler und baut daraus die Nummer. Konfigurierbar sind Mindest-Dokumentnummer, Prefix, Suffix, Mindest-Zeichenlänge mit führenden Nullen und die Trennung zwischen Jahr und Zähler. Ein typisches Ergebnis ist 2026-30001 oder mit Prefix/Suffix eine projektbezogene Variante wie RE-2026-030001.
Die Dokumentnummer ist im Formular deaktiviert, weil sie beim Festschreiben kontrolliert erzeugt wird. Für importierte Alt-Dokumente kann die Analyse vorhandene Nummern übernehmen; produktiv neu erstellte Dokumente sollten ihren Nummernkreis aber über die Typ-Konfiguration erhalten.
Über Ist zahlbar legst du fest, ob ein Dokument einen Zahlungsstatus und Zahlungen verwenden soll. Für zahlbare Typen können zusätzlich Zahlungsinformationen auf Exporten angezeigt und ein Fälligkeitsdatum aktiviert werden. Rechnungen sind dafür der typische Anwendungsfall.
Mahnbar ist nur für zahlbare Dokumenttypen relevant. Ist die Option aktiv, kann der Manager für diesen Dokumenttyp Mahnungen beziehungsweise mahnbezogene Aktionen anbieten. Für nicht zahlbare Dokumente wie reine Angebote oder Lieferscheine sollte Mahnbar deaktiviert bleiben.
Zahlungen zu Accounting Documents werden separat erfasst. Der offene Betrag, der Zahlungsstatus und die Zahlungsverknüpfungen ergeben sich aus den erfassten Zahlungen und dem Bruttobetrag des Dokuments.
Stornierbar bestimmt, ob fertiggestellte Dokumente dieses Typs storniert werden dürfen. Ein Dokument kann nur storniert werden, wenn es bereits fertiggestellt und noch nicht storniert ist.
Optional kann beim Storno automatisch ein neues Dokument erzeugt werden. Dafür wird im Ausgangstyp der Ziel-Dokumenttyp über dessen Key hinterlegt, zum Beispiel credit_note für eine Gutschrift. Zusätzlich wird der Modus gewählt: Werte übernehmen, Werte negieren oder Werte nullen. Bei Werte negieren werden Positions- und Gesamtsummen in das Storno-Dokument mit umgekehrtem Vorzeichen übernommen, was für Gutschriften häufig passt.
Das ursprüngliche Dokument bleibt als storniert markiert und verweist auf das erzeugte Storno-Dokument. Das neue Dokument verweist wiederum auf das ursprüngliche Dokument. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche Belege fachlich zusammengehören.
Positionsgruppierung wird pro Dokumenttyp über Positionsgruppierung erlauben aktiviert. Ist die Option aktiv, erscheint im Dokument ein Bereich Positionsgruppierung. Dort können Gruppen mit Name und Group-ID angelegt werden. Jede Position kann anschließend einer Gruppe zugewiesen werden.
Die Gruppierung ist eine visuelle Strukturierung für PDF und Ansicht. Gruppen können optional eine separate Zwischensumme ausweisen. Zusätzlich kann der Gesamtpreis auf dem PDF ausgeblendet werden, wenn nur Gruppensummen oder eine andere Darstellung gewünscht sind.
Für PDF-Vorlagen stellt simplebis die vorbereiteten Variablen positionGroupings und ungroupedPositions bereit. Jede Gruppe enthält ihre Positionen sowie berechnete Netto- und Bruttosummen.
Für Dokumenttypen können individuelle PDF-HTML-Vorlagen gepflegt werden. Wird keine individuelle Vorlage verwendet, nutzt simplebis die Standardvorlage. Die Vorlagen werden als HTML geschrieben und mit Nunjucks gerendert.
Wichtige Platzhalter sind doc für das Dokument, type für den Dokumenttyp, environment für die Umgebung, location für den Standort, taxes für Steuerzusammenfassungen, positionGroupings für gruppierte Positionen, ungroupedPositions für nicht gruppierte Positionen und bankAccounts für aktive Bankkonten. Zusätzlich stehen Filter wie date, numberFormat, image und qrcode zur Verfügung.
Ein sehr einfaches Beispiel:
<!doctype html>
<html lang="de">
<body>
<h1>{{ type.singular }} {{ doc.number }}</h1>
<p>
Datum: {{ doc.date | date("DD.MM.YYYY") }}<br>
Ausstellungsort: {{ doc.document_city }}<br>
Kunde: {{ doc.addr_name }}
</p>
<table style="width:100%; border-collapse: collapse;">
<thead>
<tr>
<th style="text-align:left;">Position</th>
<th style="text-align:right;">Menge</th>
<th style="text-align:right;">Einzelpreis netto</th>
<th style="text-align:right;">Gesamt netto</th>
</tr>
</thead>
<tbody>
{% for position in doc.positions %}
<tr>
<td>{{ position.title }}</td>
<td style="text-align:right;">{{ position.quantity }} {{ position.unit }}</td>
<td style="text-align:right;">{{ position.price_single_net | numberFormat(2, ",", ".") }} €</td>
<td style="text-align:right;">{{ position.price_full_net | numberFormat(2, ",", ".") }} €</td>
</tr>
{% endfor %}
</tbody>
</table>
<p style="text-align:right;">
Netto: {{ doc.price_full_net | numberFormat(2, ",", ".") }} €<br>
Brutto: {{ doc.price_full_gross | numberFormat(2, ",", ".") }} €
</p>
</body>
</html>
Über E-Rechnung generieren (ZUGFeRD EN16931) kann ein Dokumenttyp so konfiguriert werden, dass beim fertiggestellten PDF zusätzlich eine ZUGFeRD-/Factur-X-XML-Datei eingebettet wird. simplebis erzeugt dafür eine EN16931-Struktur mit Dokumentnummer, Datum, optionalem Fälligkeitsdatum, Absender, Empfänger, Positionen, Steuern, Summen und Bankinformationen.
Die XML-Datei wird als zugferd-invoice.xml in das PDF eingebettet. Wenn möglich wird die PDF/A-3-Konvertierung verwendet; falls die Einbettung technisch fehlschlägt, fällt simplebis auf das normale PDF zurück. Für rechtssichere E-Rechnungsprozesse sollten die Stammdaten vollständig gepflegt sein, insbesondere Absenderdaten, Empfängeradresse, Steuern, Bankverbindung und gegebenenfalls Umsatzsteuer-IDs.
Wenn vor simplebis bereits Angebote, Rechnungen, Gutschriften oder andere Belege in einem anderen System erstellt wurden, können diese über den Import in die Dokumentverwaltung übernommen werden. Der Einstieg befindet sich unter Dokumente > Importieren.
Im Import kannst du PDF-Dateien oder Bilder auswählen; im Web können Dateien auch per Drag-and-drop in die Importfläche gezogen werden. Mehrere Dateien werden als Upload-Queue verarbeitet. Nach dem Upload legt simplebis für jede Datei ein importiertes Accounting Document an, speichert die Originaldatei und startet eine KI-Analyse.
Die KI-Analyse liest PDF-Seiten oder Bilddateien aus und extrahiert unter anderem Dokumenttyp, Dokumentnummer, Datum, Fälligkeitsdatum, Empfänger, Absender, Währung, Netto- und Bruttobetrag, Storno-Status und Positionen. Steuersätze werden mit den in der Umgebung gepflegten Steuersätzen abgeglichen. Wenn ein passender Kunde anhand des Empfängernamens gefunden wird, wird er verknüpft; andernfalls kann simplebis aus den erkannten Adressdaten einen Kunden anlegen.
Importierte Dokumente werden als importiert markiert und mit dem Analyseergebnis gespeichert. Nach dem Import sollten die erkannten Werte in der Dokumentliste beziehungsweise in den Dokumentdetails geprüft werden. Falls die Erkennung nicht passt, kann die Analyse erneut gestartet oder das Dokument fachlich nachbearbeitet werden, soweit der Status und die Dokumentlogik dies zulassen.
Vor produktiver Nutzung sollten die wichtigsten Dokumenttypen einmal vollständig getestet werden: Entwurf anlegen, Kunde auswählen, Positionen erfassen, fertigstellen, PDF prüfen, Zahlungsstatus testen und gegebenenfalls Storno-Dokument erzeugen.
Besonders wichtig sind Nummernkreis, Absenderadresse, Fälligkeitsdatum, ZUGFeRD-Ausgabe, Gruppensummen und individuelle PDF-Vorlagen. Änderungen an Dokumenttypen wirken sich auf neue Dokumente und auf die Bedienlogik im Manager aus; bereits festgeschriebene Dokumente bleiben als historische Belege nachvollziehbar.