Bookings-Manager, Dauerbuchungen, Plätze, Preisregeln, Storno und Buchungszeiten.
Buchungen verwalten reservierbare Ressourcen wie Plätze, Courts, Räume, Kurse oder andere Bookables. Eine Buchung verbindet Datum, Start- und Endzeit, Standort, Platz, Kunde, Preis, Zahlungsstatus, Buchungsstatus und optional die Herkunft aus Website, App oder Dauerbuchung.
Die zentrale Verwaltung findet im simplebis-manager statt. Dort werden Buchungen gesucht, im Kalender geprüft, verschoben, storniert, bezahlt oder rückerstattet. Die fachliche Konfiguration der buchbaren Plätze, Preise, Stornoregeln und Buchungszeiten erfolgt am jeweiligen Standort.
Der Bookings-Manager ist die Kalenderansicht für Buchungen. Du erreichst ihn im Manager über den jeweiligen Buchungsbereich, zum Beispiel Buchungen > [Buchungstyp]. Dort kann zwischen Kalenderansicht und Tabellenansicht gewechselt werden.
In der Kalenderansicht wählst du Standort, Datum und Ansicht. Die Tagesansicht zeigt die Plätze eines Standortes nebeneinander; die Wochenansicht zeigt die Kalenderwoche. Der Manager lädt dafür fertige, nicht stornierte Buchungen, Blocker und gültige Dauerbuchungen. Dauerbuchungen erscheinen auch dann im Kalender, wenn die konkrete Buchung für diesen Tag noch nicht automatisch erzeugt wurde.
Über Buchung suchen öffnest du eine Suchmaske. Über Dauerbuchungen gelangst du zur Verwaltung der wiederkehrenden Buchungen für den aktuellen Buchungstyp.
In den Buchungsdetails siehst du Standort, Platz, Datum, Uhrzeit, Dauer, Zahlungsstatus, Betrag, Herkunft der Buchung, Kundendaten, verwendete Gutscheincodes, Zahlungen und Hinweise zur Stornierbarkeit. Wenn die Buchung aus einer Dauerbuchung erzeugt wurde, wird die zugehörige Dauerbuchung verlinkt.
Aus den Details heraus können Bestätigungsmails erneut versendet, Buchungen verschoben oder Buchungen storniert werden. Bei offenen Beträgen können zusätzlich Zahlungslinks angezeigt werden, sofern passende Web-Embeds für den Buchungstyp aktiv sind.
Dauerbuchungen werden im jeweiligen Buchungsbereich über Dauerbuchungen verwaltet. Eine Dauerbuchung legt fest, dass für einen Kunden regelmäßig Buchungen für einen Standort und Platz erzeugt werden.
Konfiguriert werden Kunde, Standort, Platz, Startzeit, Endzeit, Preisregeln, Stornoregeln, ein optionaler Hinweis, Beginn der Dauerbuchung, Ende der Dauerbuchung, Aktiv-Status und Tage vor Buchungsstart automatisch anlegen. Der Vorlauf bestimmt, wie viele Tage vor dem Termin simplebis die konkrete Buchung automatisch erzeugen soll.
Als Modus stehen Täglich, Wöchentlich, Alle 2 Wochen, Alle 3 Wochen, Alle 4 Wochen, Alle 5 Wochen und Monatlich zur Verfügung. Bei wöchentlichen und mehrwöchentlichen Modi wird der Wochentag gewählt. Beim monatlichen Modus kann zum Beispiel erster, zweiter, dritter oder letzter Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag oder Sonntag gewählt werden.
Beim Speichern wird ein täglicher Hintergrundjob eingerichtet, der die Dauerbuchung verarbeitet. Wenn wichtige Daten geändert werden, legt simplebis zusätzlich eine zeitnahe Job-Ausführung an, damit künftige Buchungen direkt aktualisiert werden. Wird eine Dauerbuchung deaktiviert, können kommende Buchungen ohne Zahlungen automatisch storniert werden. In der Detailansicht einer Dauerbuchung gibt es außerdem die Aktion Erstellte Buchungen stornieren, um zukünftige, bereits erzeugte Buchungen dieser Dauerbuchung zu stornieren.
Buchungen werden in den Buchungsdetails über Verschieben verschoben. Der Manager öffnet eine Auswahl für Datum, Platz und Uhrzeit. Dabei wird geprüft, ob der neue Zeitraum verfügbar ist und ob der gewählte Platz für diesen Buchungstyp passt.
Beim Speichern werden Platz, Datum, Startzeit, Endzeit und Dauer der Buchung aktualisiert. simplebis protokolliert die Änderung im Verschiebe-Log mit altem und neuem Platz, Datum, Uhrzeit, Dauer, Benutzer und Zeitpunkt der Verschiebung. Optional kann der Kunde per E-Mail über die Verschiebung informiert werden.
Wenn eine längere oder kürzere Dauer gewählt wird, weist der Manager darauf hin. Die Verschiebung prüft Verfügbarkeit und Preislogik für den neuen Zeitraum; vorhandene Zahlungen sollten nach einer Änderung der Dauer oder des Preises fachlich geprüft werden.
Buchungen werden in den Buchungsdetails über Stornieren storniert. Dort kann eine interne Notiz gepflegt werden. Außerdem kann gewählt werden, ob eine Storno-E-Mail an den Kunden gesendet wird und ob bereits getätigte Zahlungen automatisch zurücküberwiesen werden sollen.
Wenn Zahlungen nicht übersprungen werden, erstellt simplebis Rückerstattungen für noch nicht erstattete Zahlungen. Die Stornoregel des Platzes kann dabei eine Storno-Gebühr abziehen. Wird Bereits getätigte Zahlungen nicht zurück Überweisen aktiviert, wird nur der Buchungsstatus auf storniert gesetzt und der Zeitraum ist wieder frei; Zahlungen werden nicht automatisch zurückerstattet und es wird keine Storno-Gebühr abgezogen.
Eine Buchung kann nur einmal storniert werden. Im Manager wird danach angezeigt, wann die Buchung storniert wurde und ob ein Benutzer oder Kunde die Stornierung ausgelöst hat.
Zahlungen einer Buchung werden in den Buchungsdetails im Bereich Zahlungen angezeigt. Jede Zahlungszeile zeigt Zahlungsnummer, Zeitpunkt, Methode, Kunde, Betrag, Zahlungsstatus, Provider-Gebühr, Storno-Gebühr und Erstattungsstatus.
Über das Aktionsmenü einer Zahlung kann eine Zahlung erstattet werden. simplebis erstellt dabei eine Gegenbuchung vom Typ Erstattung und markiert die ursprüngliche Zahlung als erstattet. Je nach Zahlungsanbieter wird die Erstattung direkt beim Provider ausgelöst, zum Beispiel bei Stripe oder PayPal. Bei internen Zahlungsarten beziehungsweise Guthaben wird eine entsprechende negative Zahlung oder Guthabenbewegung erstellt.
Wurde eine Buchung mit der Option storniert, Zahlungen nicht automatisch zurückzuüberweisen, können einzelne Zahlungen später manuell über diese Zahlungszeilen zurückgebucht werden.
Die buchbaren Plätze werden am Standort gepflegt. Öffne im Manager Standorte, wähle den Standort und gehe in den Bereich des gewünschten Buchungstyps, zum Beispiel Plätze, Courts oder eine andere in der Umgebung konfigurierte Ressource.
In der Liste siehst du alle vorhandenen Plätze dieses Buchungstyps. Über [Buchungstyp] hinzufügen legst du einen neuen Platz an. Über einen bestehenden Eintrag öffnest du die Bearbeitung. Dort werden Name, Preis pro Stunde brutto, Platzgruppierung, Preisregeln, Stornoregeln, Hinweistext, Vorauswahl im Buchungsprozess, App-Bild und Aktiv-Status gepflegt.
Der Grundpreis Preis / Stunde (Brutto) ist der Standardpreis, wenn keine Preisregel greift. Preis- und Stornoregeln können direkt aus dem Platzformular heraus ausgewählt, neu erstellt oder bearbeitet werden. Dadurch können einzelne Plätze unterschiedliche Preise und Stornobedingungen haben, auch wenn sie zum selben Standort und Buchungstyp gehören.
Preisregeln steuern, welcher Stundenpreis für einen Platz zu einem bestimmten Zeitpunkt gilt. Sie werden am Platz über Preisregeln gepflegt. Eine Preisregel-Gruppe besitzt einen Titel und mehrere Regeln.
Eine einzelne Regel besteht aus Bedingungen und einem Preis. Bedingungen können kombiniert werden. Unterstützt werden In Datum-Liste, Von-Bis (Datum), An Wochentag(en), Vor X Uhr, Nach X Uhr und An Feiertagen. Feiertage werden pro Standort unter Feiertage konfiguriert.
Die Reihenfolge der Regeln ist wichtig. Sobald eine aktive Regel greift, wird der darin konfigurierte Preis verwendet und die folgenden Regeln werden für diesen Abschnitt nicht mehr geprüft. Bei Zeitbedingungen kann simplebis eine Buchung in Zeitabschnitte aufteilen. Dadurch sind flexible Preise möglich, zum Beispiel werktags vor 17:00 Uhr ein anderer Preis als danach, am Wochenende ein anderer Preis als unter der Woche oder innerhalb eines Saisonzeitraums ein besonderer Preis.
Wenn keine Preisregel greift, verwendet simplebis den Preis pro Stunde des Platzes. Zusätzlich können Coupon-Codes und Buchungsgebühren den Endpreis beeinflussen.
Stornoregeln werden ebenfalls am Platz verknüpft. Sie nutzen denselben Regel-Editor wie Preisregeln, enthalten aber statt eines Preises die Felder Bis Stunden vor Start und Storno-Gebühr €.
Bis Stunden vor Start legt fest, bis wann eine Buchung storniert werden darf. Storno-Gebühr € legt fest, welcher Betrag bei einer automatischen Rückerstattung einbehalten wird. Bedingungen können auch hier nach Datum, Datumsbereich, Wochentag, Uhrzeit und Feiertag kombiniert werden.
Damit lassen sich flexible Stornobedingungen abbilden, zum Beispiel andere Fristen am Wochenende, strengere Regeln für Feiertage oder besondere Stornogebühren während einer Saison. In den Buchungsdetails zeigt simplebis an, bis wann die konkrete Buchung storniert werden kann und welche Storno-Gebühr anfällt.
Die Funktion Preis testen findest du im Standort bei den Plätzen eines Buchungstyps. Sie ist sowohl in der Platzliste als auch in der Bearbeitung eines einzelnen Platzes verfügbar.
Im Testformular wählst du Buchungstyp, Platz, Datum, Von-/Bis-Uhrzeit und optional einen Coupon-Code. Nach Berechnen zeigt simplebis den berechneten Preis, Rabatt, verwendeten Coupon, Zeitraum, Dauer, Stornoregel und gegebenenfalls die an Kunden weitergegebene Buchungsgebühr.
Diese Funktion ist besonders wichtig nach Änderungen an Preisregeln, Stornoregeln, Buchungsgebühren, Feiertagen oder Buchungszeiten. So kann geprüft werden, welche Regel für einen konkreten Fall greift, bevor Kunden den Zeitraum online buchen.
Buchungszeiten werden am Standort gespeichert. Öffne Standorte, wähle den Standort und gehe zu Buchungszeiten.
Es gibt zwei Modi: in Minuten-Schritten und benutzerdef. Schritte. Bei Minuten-Schritten kann der Standort 15, 30, 45, 60, 75 oder 90 Minuten verwenden. Daraus entstehen die auswählbaren Start- und Endzeiten im Buchungsprozess.
Bei benutzerdef. Schritte werden konkrete Buchungsslots gepflegt. Jeder Slot hat Von, Bis, optional Highlight-Slot und die aktivierten Wochentage Montag bis Sonntag. Ein Slot wird nur an den gewählten Wochentagen angeboten. Im Buchungsprozess und bei Verfügbarkeitsprüfungen werden vorhandene Buchungen und Blocker gegen diese Slots geprüft; belegte oder gesperrte Zeiträume sind nicht buchbar.
Diese Einstellungen gelten standortweit. Änderungen an Buchungszeiten beeinflussen die Auswahlmöglichkeiten für neue Buchungen und sollten nach dem Speichern mit Preis testen und einer Testbuchung geprüft werden.
Nach Änderungen an Plätzen, Preisen, Stornoregeln oder Buchungszeiten sollte ein vollständiger Test durchgeführt werden: Preis testen, Buchung erstellen, Buchung verschieben, Buchung stornieren, Rückerstattung prüfen und gegebenenfalls eine Dauerbuchung mit automatischer Erstellung testen.
Bei produktiven Änderungen ist besonders wichtig, die Regelreihenfolge zu prüfen. Eine frühere Regel kann spätere Regeln überdecken. Außerdem sollten Feiertage, Standort-Zeiten, Coupon-Codes und Buchungsgebühren berücksichtigt werden, weil sie den angezeigten Preis und die Stornierbarkeit beeinflussen können.